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Vergeudete Zeit! – die Meeting-Mania

by Andreas Kabisch on 19. Oktober 2015

Ein kritischer Punkt in vielen Unternehmen sind Anzahl und Dauer von Meetings: das Beratungshaus Bain&Company hat jüngst ermittelt, dass Mitarbeiter in US-Unternehmen 21 von 40 Wochenstunden in Meetings verbringen – und mindestens 8 dieser Stunden komplett überflüssig seien. Unsre Hypothese ist, dass diese Quote in Deutschland ebenfalls erreicht oder gar überschritten wird. Die Auswirkungen auf die Produktivität der Beteiligten sind fatal. Die Arbeit wird schließlich außerhalb der Meetings erledigt! Wichtig ist auch ein psychologischer Effekt: Besprechungen zählen zu den Hauptfaktoren von Demotivation.

Wir erleben bei unseren Kunden, wie frustrierend solche Multi-Meeting-Mechaniken für die Teilnehmenden sind, egal ob es Mitarbeiter oder Top-Manager sind. Und wir verstehen, dass es nicht einfach ist, aus einer solchen Mechanik auszusteigen – sonst würde das viel früher, häufiger, radikaler passieren. Aber was sind die Ursachen dafür, dass die Meeting-Mania nicht einfach abgeschafft oder untersagt werden kann?

Ein Grund liegt in einem überbordenden Konsensbedürfnis. Wenn Ziel eines Entscheidungsprozesses ist, dass jeder und jede irgendwie Betroffene, Beteiligte oder Interessierte einbezogen worden ist, dann muss immer noch jemand befragt, informiert, integriert werden. Irgendwer fehlt immer! Konsequenz: Vertagung auf den nächsten Termin. Und so fort.

Ein weiterer Antrieb für Besprechungsvielfalt ist fehlende oder unklare Verantwortungszuordnung. Wo sie hierarchisch „oben“ angesiedelt ist, braucht jeder Entscheidungsschritt eine intensive und extensive Vorbereitungskaskade. Fatal, dass diejenigen, die letztlich entscheiden müssen, nicht mehr diejenigen sind, die die Entscheidung fachlich ausgearbeitet haben, inhaltlich bewerten können oder gar umsetzen müssen. Was die operative Akzeptanz von Entscheidungen stark schwächt, die Entscheidungsgeschwindigkeit erlahmen lässt und die Verantwortungsbereitschaft von Mitarbeitern minimiert.

Das Manager-Magazin beschreibt in dem Online-Artikel „Wie Topmanager Meetings führen“, wie berühmte US-Wirtschaftsgrößen Effizienz in ihren Meetings erreichen. Einige der Geschichten illustrieren Erfahrungen, die wir teilen, wann immer unsere Kunden ihre Meeting-Struktur effizient gestalten oder eine Steigerung der Wirksamkeit ihrer Meetings erreichen möchten.

Facebook-Chefin Sheryl Sandberg habe immer ihr Ringbuch dabei, in dem sie ihre wichtigen Punkte vorab aufliste und dann im Meeting abarbeite. Signal: jeder Teilnehmende kommt inhaltlich vor-bereitet ins Meeting und weiß vorab, welches die Themen sind und was das Ziel sein muss. Beim verstorbenen Apple-Chef Steve Jobs sei nie jemand im Meeting dabei gewesen, der nicht erforderlich war. Signal: nur wer für das Thema erforderlich ist, ist anwesend. Es geht nicht darum, wer gerade Zeit hat oder gerne mitreden würde. Googles Larry Page habe eingeführt, dass für jedes Meeting ein Entscheider bestimmt wird. Und dass grundsätzlich Entscheidungen nicht warten sollten, bis dafür ein Meeting anberaumt ist. Signal: Entscheidungsverantwortung braucht keine Meetings, sondern Personen, die sie nehmen und ausüben. Was bedeutet, dass Entscheidungen schnell gefällt werden, aber auch falsch sein dürfen.

Schließlich Amazon und Jeff Bezos, von dem es heißt, er akzeptiere keine Papier- oder digitale Vorlagen in Meetings. Die Informationen hätten vorab zu erfolgen, im Meeting sei Platz für Fragen und Diskussion. Signal: kein betreutes Vorlesen als Zeitvergeuder, sondern Vorab-Versendung der themenrelevanten Informationen und individuelle Vorbereitung.

Welche Erfahrungen machen Sie?

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