Kommunikation im Team verbessern

Kommunikation bestimmt den größten Teil unseres Lebens. Sowohl in der Freizeit als auch im Beruf, es gelingt uns nicht, nicht zu kommunizieren. Damit ein Team richtig funktioniert, gibt es einiges zu beachten für die Kommunikation. Wie löst man Konflikte? Wie sollte ein gutes Meeting aussehen? Was braucht es im allgemeinen für eine erfolgreiche, effektive Kommunikation?

Tipps zur Verbesserung der Kommunikation im Team

Kritik und Lob äußern
Vielen ist es unangenehm, Kritik zu äußern. Gleiches gilt aber manchmal auch für das Gegenteil! Manchen fällt es schwer, Lob auszusprechen. Sowohl ehrliches Lob als auch konstruktive Kritik sind essenziell für eine erfolgreiche Zusammenarbeit auf Augenhöhe.

Transparenz
Ohne ein Gefühl der Kontrolle entstehen zu lassen, sollte auch die Transparenz im Team einen hohen Stellenwert haben. Um eine gute Zusammenarbeit gewährleisten zu können und Probleme in der Kommunikation zu vermeiden, sollte jedes Mitglied einen Überblick über das Geschehen innerhalb des Teams haben.

Respekt
Respekt ist ein weiterer Schlüssel für erfolgreiche Kommunikation im Team. Die Regel „Behandle andere so, wie du von ihnen behandelt werden willst“, ist eine gute Grundlage für ein Team. Das Respektieren der anderen bedeutet beispielsweise, ehrlich zu sein. Auch wenn das Ausgesprochene manchmal eine schlechte Nachricht beinhaltet.

Setze gemeinsame Ziele
Aufgaben können besser umgesetzt werden, wenn der Sinn dahinter von allen Beteiligten verstanden wurde. Genaue Zielsetzungen sind deswegen besonders wichtig. Bei Projekten sollte diese im Idealfall „SMART“ formuliert werden. SMART bedeutet in dem Fall spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert.

Die Ziele sollten so präzise und spezifisch wie möglich kommuniziert werden. Dazu ist auch die Messbarkeit wichtig, um am Ende erkennen zu können, ob ein Erfolg erzielt wurde. Des Weiteren sollten die Ziele attraktiv verbalisiert werden, um die Motivation im Team zu steigern. Ein gewisses Anspruchsniveau muss bei solchen Zielen gegeben sein. Sie sollten aber realistisch bleiben. Außerdem gehört zu smarten Zielen eine festgelegte Dauer und Terminierung, die klar kommuniziert werden muss.

Höre aktiv zu
In einem Gespräch neigt man oft dazu, sich bereits eine Antwort zu überlegen, bevor der Gegenüber fertig gesprochen hat. Dadurch können wichtige Details und Informationen verloren gehen. Höre deinem Gegenüber aufmerksam zu und versuche seinen Standpunkt zu verstehen.

Insbesondere bei längeren Gesprächen, kann es hilfreich sein, das Verstandene in eigenen Worten zu wiederholen. Das zeigt deinem Gesprächspartner, dass du Interesse an den Themen hast, ihm aktiv zuhörst. Das kann hilfreich beim Vermeiden von Missverständnissen sein.

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Konflikte als Führungskraft oder Coach im Team lösen

Schritt 1: Wer sind die Konfliktparteien?

Wie du effektiv mit Konflikten am Arbeitsplatz umgehst, um die Kommunikation unter Kollegen zu verbessern, hängt davon ab, ob du direkt in den Konflikt verwickelt bist oder als Außenstehender auftrittst.

Bist du als Führungskraft selbst in einen Konflikt verwickelt?
Dann ist es umso wichtiger, dass du sehr reflektiert damit umgehst.
In diesem ersten Schritt prüfst du also ganz genau, wer in den Konflikt verwickelt ist.
Sind es zwei, drei oder gleich mehrere Teammitglieder?
Inwiefern bist du als Führungskraft am Konflikt beteiligt?
Wer steht auf welcher “Seite” des Konflikts?

Schritt 2: Hintergründe des Teamkonflikts – Fragen stellen, um den Konflikt zu verstehen

Als Führungskraft entscheidest oder organisierst du die Konfliktthemen nicht.

Wenn ich als Coach in einem Konflikt vermittle, gebe ich zunächst auch keine Tipps!

Auch deine Rolle als Führungskraft ist zunächst die eines Coaches. Damit leitest du die Beteiligten dazu an, den Konflikt selbst zu lösen (Hilfe zur Selbsthilfe).

Coaching in dieser Phase bedeutet, dass du durch Fragen die Beteiligten zu neuer Klarheit und so in einen Konfliktlösungsprozess führst. Denn wenn du deinen MitarbeiterInnen die richtigen Fragen stellst, begibst du dich automatisch in die Rolle des oder der offenen, interessierten Zuhörer. Durch diesen Perspektivwechsel erfährst du Neues und entwickelst ein besseres Verständnis für den Konflikt. Ohne Zuhören lassen sich Konflikte nicht lösen.

Schritt 3: Konfliktgespräche führen

Erst jetzt lädst du die Konfliktparteien zu einem Lösungsprozess ein.

Und noch bevor ihr in der Gruppe zusammenkommt, führst du einzeln mit allen Beteiligten ein Konfliktgespräch und erfragst die Bereitschaft zur Konfliktlösung. Sagt ein Mitarbeiter, dass er oder sie an einer Lösung kein Interesse hat, dann solltest du zunächst nur mit dieser Person darüber ein Gespräch führen und die „Verpflichtung“ zur Mitarbeit und Beteiligung deutlich machen.

Schritt 4: Konfliktlösungsworkshop mit allen Konfliktparteien

Eine Konfliktlösung im Team erfordert hohe Kommunikationskompetenzen bei der Führungskraft. Zu Beginn der Mediation werden die Bereitschaft und die Ziele gemeinsam definiert sowie die Regeln für diesen Termin (Aussprechen lassen, Ich-Botschaft, etc.). Danach darf jede:r Beteiligte die Situation UND seine damit verbundenen Emotionen äußern, ohne dass es dazu Kommentare oder Erwiderungen gibt.

Jetzt definiert der oder die Mediator:in noch einmal den Wunsch, das Ziel und die Bedeutung der Konfliktlösung. Jede:r Beteiligte kann jetzt noch einmal äußern, was er oder sie sich anstelle der Konfliktsituation gewünscht hätte („Ich hätte mir gewünscht, dass ich an der Entscheidung beteiligt worden wäre“) und warum („das hätte mir ein Gefühl von Respekt und Wertschätzung gegeben“). Jetzt können die beteiligten Konfliktparteien dazu etwas äußern („das war mir gar nicht klar“ oder „das hätte ich regulär gemacht, doch wir hatten in diesem Fall wirklich keine Zeit“). Im Anschluss vermittelt der oder die Moderator:in einen Lösungsvorschlag („können wir vereinbaren, dass bei zukünftigen Fällen, wenigstens eine Information telefonisch dazu ausgetauscht wird“). Die Vereinbarungen werden aufgeschrieben UND sofort wird ein Überprüfungstermin vereinbart.

Meetings im Team produktiver gestalten

Immer komplexer werdende Aufgabenstellungen und das anwachsende Tempo der Entwicklung erfordern auch eine Abstimmung und Kommunikation. Das bedeutet somit auch, dass es mehr Meetings bedarf. Unproduktivität in Meetings liegt dabei allerdings auch an der Tagesordnung.

Welche Ansatzpunkte gibt es, um die Effektivität in Meetings zu steigern?

Zielklarheit ist einer dieser Punkte. Jedem Teilnehmer muss klar sein, was das Ziel der Veranstaltung ist. Eine genaue Agenda ist dafür gar nicht von Nöten.

Die Art des Meetings ist ebenso wichtig. Um wirklich effektiv zu sein, muss die Konstellation des Meetings angepasst werden. Wenn es um das Informieren über ein neues Projekt geht, kann das sogenannte „Einbahnstraßen-Meeting“ sinnvoll sein. In einem solchen Meeting gehen Informationen nur in eine Richtung, lediglich Verständnisfragen sind erlaubt. Wenn es hingegen um inhaltliche Lösungen geht, ist die „interaktive Konstellation“ sinnvoll. Bei dieser Form von Meeting ist der Austausch besonders wichtig, Interaktion ist hier gefragt, um die Ziele zu erreichen.

Es ist nicht hinnehmbar, wenn Teilnehmer unvorbereitet zu Meetings erscheinen. Das kann am Leiter des Meetings selbst liegen, weil er/sie nicht ordentlich eingeladen oder vorab nötige Informationen nicht verteilt hat. Wenn dies jedoch alles geschehen ist und Teilnehmer trotzdem unvorbereitet sind, dann sollten sie aus dem Meeting entlassen werden. Das kann völlig unaufgeregt geschehen, verfehlt aber nur selten seine disziplinierende Wirkung. Und es ist in jedem Falle berechtigt, denn unvorbereitete Mitarbeiter stehlen sich selbst und den anderen Zeit. Auch das Vorliegen guter Gründe für das Unvorbereitet sein sollte nur in Ausnahmefällen dazu bewegen, die betreffende Person mit durch das Meeting zu schleppen. Möglicherweise kann ein anderer Teilnehmer die Rolle übernehmen, hinterher informieren und so weiter. Notfalls wird das Meeting komplett auf einen späteren Zeitpunkt verschoben.