Projektmanagement
Im Team ein gemeinsames Ziel verfolgen, Probleme lösen oder große Aufgaben erledigen – dafür braucht es gutes Projektmanagement. Sonst kann es schnell zu Chaos kommen. Der folgende Artikel befasst sich mit den Do’s und Dont’s bei der der Projektarbeit und mit welchen Tipps dein Projekt zum vollen Erfolg wird…
Die Stützpfeiler deines Projektes
Alle machen Projekte. Irgendwie. Du auch? Und weißt du, dass weit mehr als 50% aller Projekte ihr Ziel nicht erreichen? Wenn du zu den erfolgreichen Projektfreaks gehören willst, dann stell dein Projekt vor allem auf eine gute Grundlage. Nutze diese Eckpfeiler für dein Projekt:
Pfeiler 1. Ziele verbindlich festlegen. Es gibt unzählige Ideen und Wünsche an dein Projekt, die du bitteschön erreichen sollst! Realistische und unsinnige, offiziell genannte und hinterrücks hervorgeholte, präzise und merkwürdig vage. Und widerstreitend sind sie besonders gern. Was tun? Aufschreiben, transparent machen, Widersprüche offenlegen. Und dann ein offizielles OK „von oben“ holen („oben“ ist dort, wo das Geld herkommt und die Entscheider sitzen).
Pfeiler 2. Projektteam zusammenstellen. Manchmal hast du noch gar nicht bis „3“ gezählt und schon haben alle möglichen Abteilungen Leute in dein Projektteam entsandt. Es geht aber nicht darum, wer in anderen Teams gerade abkömmlich ist. Hier deine Faustregel: Du brauchst genau die Leute, die an 5 anderen Stellen ebenfalls dringend gebraucht werden. Dein Projekt darf nicht zum Endlager für die werden, für die sonst grad kein Job zu finden ist.
Pfeiler 3. Ressourcen zur Verfügung haben. Eine meiner Coachees sollte mal „einfach loslegen“ – ohne Leute, ohne Geld, ohne feste Ziele und Meilensteinplanung. Vorsicht Falle! Das reicht nach dem Prinzip „wasch mir den Pelz aber mach mich nicht nass“. Und was immer du tun wirst, es wird nicht das sein, was im Nachhinein irgend jemand schon immer erwartete. NEIN sagen! Das ist die erste Pflicht eines Projektleiter in solch einer Lage.
Pfeiler 4. Management-Sponsor bekommen. Schön ist es, wenn du einen offiziellen Auftrag, Geld und Leute für dein Projekt bekommst. Helfen tut dir das wenig. Was du brauchst, ist ein „Buddy“, einen Entscheider, zu dem du jederzeit gehen kannst, wenn es knifflig wird. Und knifflig wird es irgendwann!
Das brauchst du für ein erfolgreiches Projekt
Was du brauchst, damit dein Projekt ein Erfolg wird: das lässt sich an 10 Fingern abzählen. Hier sind sie: 4 positive, 4 negative, 1 Killer und 1 Joker.
Positive Fakten:
- Stell dein Kernteam gezielt zusammen. Es kommt auf jede einzelne Person an: fachliche Expertise, Teamerfahrung, Verantwortung, Begeisterung fürs Thema zählen.
- Die Projektleitung hat mindestens 1 exklusive Spezialaufgabe: das „Aussenministerium„. Das bedeutet: beständiges Projektmarketing, im Management die Trommel zu rühren, Frühwarnsignale für Risiken aufzuspüren.
- Im Projekt geht es natürlich um fachliche Themen. Dafür braucht ein Projektteam vor allem viele Dialoge, regelmäßigen Austausch, transparente Abstimmungen und Vereinbarungen.
- „Bad news must travel fast!“ Dieser Satz von Bill Gates ist cool und meint: Sag die Wahrheit über deine Projektsituation. Sorge dafür, dass Probleme so schnell wie möglich erzählt werden, rede offen über kleine als auch große Baustellen.
Negative Fakten:
- Du bekommst mit vielen warmen Worten ein Projekt um den Hals gehängt – aber kein Budget und keine Leute dazu.
- Die Teilnahme an deinem Projekt ist unverbindlich. Wenn etwas dazwischenkommt, was IMMER der Fall ist, bleibst du auf der Strecke.
- Dein Projekt ist das „Endlager“ für Mitarbeiter, die sonst nirgendwo gebraucht werden, oder die sonst keiner haben will.
- Jeder Projektmensch arbeitet nach bestem Wissen und Gewissen für das Projekt. Aber es gibt kein übergreifendes Controlling, keine Koordination und kein Projektmanagement.
KILLER: Alleinherrscher sind nicht nur historisch OUT! Wenn du als Projektleiter alles alleine machen, entscheiden und planen willst – vergiss es!
JOKER: Wer im permanenten Schulterschluss mit den Projektentscheidern im Top-Management ist, dem gelingt auch ein Erfolg in schwierigen Zeiten.
Die 3 Fähigkeiten für den Projekterfolg
Was, nur 3 Fähigkeiten brauchst du für den Projekterfolg? Wenn du richtig Pech hast, dann findest du im Web eine schier endlose Liste von fabelhaften Eigenschaften, die jede Projektleiterin können muss. Ich nenne das Das-Eierlegende-Wollmilchsau-Modell. Möchten alle, hat keiner.
Wenn du anders Pech hast, dann ist ein guter Projektleiter der, der einfach die Ergebnisse liefert, in time, in budget, in target. Das nenne ich das Machen-Modell. Die Erfahrung zeigt, kaum einer bekommt das hin.
Also, was sind wirklich die DREI KERN-FÄHIGKEITEN, die du für erfolgreiche Projektleitung brauchst? Du findest sie in diesem Beitrag.
- Ergebnisse fürs Unternehmen erzielen und abliefern, natürlich! Also: die Zahlen kennen; auf klugen Ressourcen-Einsatz achten – egal ob Mensch, Geld oder Zeit; Planung und Controlling kontinuierlich betreiben; aktiv werden, wenn sich z.B. das Projektziel klammheimlich erweitert, wie eine kindliche Wunschliste kurz vor Weihnachten.
- Das klappt, wenn du deine Menschen, dein Projektteam wirklich führst. Feedback untereinander fördern und einfordern, Austausch-Meetings abhalten, wechselseitiges Lernen pushen, produktiven Umgang mit Kritik kollektiv erlernen, Anerkennung für Leistung geben. Sei empathisch. Verstehe und fühle, wie es anderen geht.
- Und die Grundlage für all das ist deine Selbst-Führung. Wenn du Zugang zu eigenen Stärken und Schwächen hast, Reflexionsfähigkeit im Blick auf dich selbst, produktiven Umgang mit eigenen Schwächen pflegst, dir Feedback einholst und es nutzt, Achtsamkeit mit deinen eigenen Bedürfnissen walten lässt.
Die Anzeichen für ein scheiterndes Projekt
Anzeichen dafür, dass dein Projekt droht zu scheitern.
Dir kommen „unmerklich“ immer wieder Projektbeteiligte abhanden, weil sie keine Zeit mehr haben und von ihrem Management für andere Themen bevorzugt eingesetzt werden
Du merkst, dass sich deine Projektsponsoren und/oder dein Management nicht mehr so recht für dein Projektziel erwärmen können.
Du bekommst die zugesagten Ressourcen (also Menschen, Geld, Zeit) fürs nächste Jahr nicht mehr. Trotzdem verlangt man von Dir, weiter dieselben Meilensteine und Ergebnisse zum selben Zeitpunkt abzuliefern.
Tue folgendes, um zu vermeiden, dass du deiner eigenen Niederlage zuschauen musst:
Rede mit den Managern deiner Projekt-Crew kontinuierlich. Frage sie nach ihren Prioritäten. So bist du im Bilde, wo dein Projekt in deren Aufgabenliste steht.
Wenn du spürst, dass die Unterstützung „von oben“ mau ist, dann melde genau das zurück. Oftmals trauen sich die Leute nicht zu sagen, dass du keine echte Erfolgschancen mehr hast in ihren Augen.
„Keine Arme, keine Kekse!“ Mache sofort Unsinniges und Unrealistisches deutlich. Wer keine Ressourcen bereitstellt, bekommt auch keine Ergebnisse. So einfach ist das. Es wird nicht gern gehört, obwohl es alle wissen.
Das Ultimatum - bei Projektversagen war's das für dich
„Wenn dieses Projekt scheitert sind sie raus.“ 3 Schritte für dich.
Mit einem solchen Ultimatum ist nicht leicht umzugehen. Dabei eigene Sorgen und Zweifel vermeiden und das Projekt erfolgreich beenden.
Schritt 1:
Nimm es sportlich! Du verantwortest offensichtlich ein wirklich wichtiges Projekt!
Schritt 2:
Bleib weiter aufmerksam und aktiv im Risiko-Management deines Projektes! Weggucken hat noch nie eine Situation verbessert!
Schritt 3:
Erhöhe deine Präsenz in den Entscheidergremien und sorge dafür, dass das Management der Organisation seinen Anteil an Verantwortung für das Projekt aktiv übernimmt!
Ist dein Projekt zum scheitern verurteilt?
Wann Projekte zum Scheitern verurteilt sind und was du tun solltest, um dir im Fall des Falles die Finger nicht zu verbrennen. Mehr dazu in diesem Beitrag!
Vielleicht kennst du die Situation: Du bekommst ein neues, fachlich interessantes Projekt und einen warmen Händedruck – Los gehts.
Und dann das:
Du bekommst keine Leute,
Du bekommst kein Geld,
Du bekommst keine Ressourcen.
Und dringend benötigte Entscheidungen werden auch nicht getroffen
Folge: So fährt man jedes Projekt voll gegen die Wand!
Wenn du in so einer Situation bist oder in so eine kommst, tue folgendes:
Eskaliere die Situation,
Lege die Konsequenzen offen,
und sage zu dem Projekt „Nein!“.
Denn an so einem Projekt verbrennst du dir die Finger und die Finger der Firma werden abfallen, um es mit einer etwas dramatischen Metapher auszudrücken.
Guter Start, schlechtes Voranschreiten? Hier die Lösung
Und es fing so gut an: tolle Aufgabe, tolle Leute, tolle Managementunterstützung. Aber dann, klammheimlich und allmählich, ging der Speed verloren, häuften sich die Hänger, kam Frust auf. Kennst du das aus deinen eigenen Projekten auch? In meinem Beitrag findest du 4 Tipps, wie du das verhindern kannst.
Tipp 1. Projekt beauftragen heißt, Verantwortung übernehmen. Komisch, aber wahr: oft ist es leichter für das Top-Management, größere Summen für dein Projekt locker zu machen, als dann im Projektverlauf auch da zu sein, wenn du diese Leute brauchst. D.h. wenn sie entscheiden müssen.
Tipp 2. Projekt leiten heißt, Auftraggeber bei der Stange halten. Damit sie da sind, musst du sie im Bilde halten, Erfolge mitteilen, kritische Phasen nicht schönreden, dir 1:1-Besprechungen organisieren. Nicht locker- oder nachlassen.
Tipp 3. Projektziel erreichen heißt, sich nicht reinreden lassen. Jedes Projekt hat auch Nicht-Ziele. Das sind Ergebnisse, die vielleicht sinnvoll sind, aber nicht von deinem Projekt geliefert werden. Das ist beständige Dialogarbeit der Projektleitung, in alle Richtungen – verständnisvoll und konsequent zugleich Grenzen ziehend. Projekte sind kein weihnachtlicher Wunschzettel.
Tipp 4. Projektteam sein heißt eine gleichbleibende Gruppe von Menschen zu führen. Projektleitung bedeutet hier: hohe Aufmerksamkeit auf dein Team, auf die Organisationseinheiten, zu denen deine Leute „eigentlich“ gehören, um die Flöhe der personellen Veränderung frühzeitig husten zu hören. Jeder Personenwechsel im Team kann Performance k
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